Bilindiği üzere 14.01.2022 tarih ve 31719 sayılı Resmî Gazetede yayımlanan Kooperatif Bilgi Sistemi Yönetmeliği ile Bakanlığımızca yayınlanan Kooperatif Bilgi Sisteminin Kullanımına İlişkin Usul ve Esaslar çerçevesinde; kooperatiflerin Koop-Bis yetkilileri tarafından gerek genel kurul toplantısı öncesinde gerekse genel kurul toplantısından sonra kaydedilmesi zorunlu olan bilgi ve belgeler bulunmaktadır.
Buna göre 1163 sayılı Kooperatifler Kanununun 24'üncü maddesinin birinci fıkrası hükmü gereği ortakların tetkikine âmâde olan;
- Yönetim Kurulu Yıllık Faaliyet Raporu
- Bilanço
- Gelir - gider farkı hesapları
- Denetim Kurulu / Denetçi Raporu 
Genel kurul toplantısından en az 15 (on beş) gün önce Koop-Bis yetkilileri tarafından Koop-Bis'e yüklenmesi zorunludur.
Bu belgelerin sisteme işlenebilmesi için öncelikle Koop-Bis yetkilisi tarafından yetkili olduğu kooperatifin "git" tuşuna tıklanarak açılan ekranda "İdari / Mali Durum", ardından da Hesap Dönemi ve Finansal Bilgi Ekle sekmesine tıklanması gerekmektedir. Bu bölümde;

• Hesap Dönemi Başlangıç Tarihi
• Hesap Dönemi Bitiş Tarihi
• Genel Kurulca Bir Ortak İçin Belirlenen Yıllık Ödenti Toplamı (TL)
• Net Satışlar (TL)
• Varlıklar (Aktif) Toplamı (TL)
• İstihdam Edilen Personel Sayısı
• Ödenen Yıllık Sigorta Primi Toplamı (TL) bilgileri işlendikten sonra "Kaydet" butonuna tıklanacaktır.

Kayıt işlemi sonrasında oluşturulan her finansal bilgi satırının başında bulunan “>” tuşu tıklandığında açılan

1.  aşamada kooperatifin gayrimenkul bilgilerinin girilmesi ve İleri tuşuna basılması
2.  aşamada Yönetim Kurulu Faaliyet Raporu, Bilanço, Gelir - Gider Tablosu, Denetim Kurulu Raporu'nun ayrı ayrı yüklenmesi ve İleri tuşuna basılması
3. aşamada ise kooperatifin iştirak ile ilgili bilgi ve belgeler her bir hesap dönemi için doldurularak “kaydet” butonuna tıklanarak kaydedilir. Gerekli bilgi ve belgeler yüklendiğinde “kaydet ve bitir” butonu tıklanarak kayıt statüsü “tamamlandı” şeklinde görüntülenir ve kayıt işlemi tamamlanır.  

Bu işlemlerin genel kurul toplantı tarihinden en az 15 gün önce tamamlanması zorunludur. 
Genel kurul toplantısından sonra ise ilgili kooperatifin “git” butonuna tıklanarak ulaşılan sayfadan “genel kurul” sekmesi kullanılarak açılan ekranlar üzerinden tamamlanır. Genel Kurul Tarihinin "İşlemler" sekmesinde yer alan "Genel Kurul Belge Ekle" bölümüne:

• Genel Kurul Toplantı Tutanağı
• İmzalı Hazirun Cetveli
• Kooperatif ve Üst Kuruluşları Genel Durum Bildirim Formu
• Genel Kurula İlişkin Diğer Evrak yüklenecektir.

NOT: Hazirun Cetvellerinin Koop-Bis'ten alınması, kooperatif ortaklarının sisteme eksiksiz ve doğru şekilde yüklenmesi önem arz etmektedir.
NOT : 26.01.2021 tarihinden sonra yapılan genel kurul toplantılarına ilişkin kayıtların 26.04.2024 tarihine kadar yüklenmesi gereken evrakların yüklenmesi, ortakların güncellenmesi gerekmektedir.

• Kooperatif Bilgi Sisteminin Kullanımına İlişkin Usul ve Esaslar için tıklayınız.
• İdari / Mali Durum Yükleme İNDİR
• Genel Kurul İşlemleri İNDİR
• Ortaklar Hakkında İNDİR